公務員の実情

若手公務員の残業は要領が悪いだけ!年100時間削減に成功した僕の仕事術

最近では公務員=暇というイメージもすっかりなくなってきて、世間とのギャップが埋まってきていると感じています。

もちろん暇な部署は存在しますが、地方公務員ですら毎日定時で帰ることができる部署の方が少ないです。県職員なら本庁=激務という印象を持っているかと思います。

ただ、若手公務員から「仕事が忙しくて毎日21時帰りだよ…」というフレーズを聞くたびに、「僕なら半分の残業で終わらせることができる。」と本気で思っています。

そこで、前任者よりも年間残業時間を100時間減らすことに成功した僕の仕事術を紹介します。若いうちはさっさと仕事を終わらせて、勉強や趣味の時間を確保しましょう。

個人の能力による残業は大幅に削減できる

公務員の残業については二種類あります。

  • 調整による残業
  • 個人の能力

調整による残業とは、例えば部長に説明しなくてはいけない案件があったとして、日程の都合上どうしても今日中に資料を作成して課長の了解を得なければいけない時に発生する残業です。

相手ありきの残業になるため、個人の能力で解決できる問題ではありません。公務員の残業って、業務量の多さだけではなく調整による影響が民間企業以上に大きく出るのです。

しかし、若手公務員が部長案件の仕事を抱えることはほとんどないので、主事級・主査級の職員の残業時間に関しては、個人の能力による残業が大きな割合を占めています。

もちろん、人事課や財政課といった人間の能力を超えた業務量を与えられたら難しいですが、僕ならたいていの職場で残業時間を大幅に減らすことができます。

正直言って、公務員になってから自分より効率的に仕事を終わらせる人間に出会ったことがないくらい自信があります。これは僕が天才的な頭脳を持っているというわけでなく、仕事の進め方が上手ってことです。

公務員の仕事は、いかに要領よくできるかがポイント。仕事を着手する前から勝負は始まっているのです。

残業時間を大幅に減らすための仕事術

  • 年間スケジュール表の作成
  • 2ヵ月先の仕事を着手する

【ポイント1】年間スケジュール表を作成する

やみくもに作業するだけでは効率的に仕事を進めることはできません。仕事を始める前に「全体のスケジュールを確認する」ことが重要です。

多くの公務員は前任者が作成した引継書を確認して、「自分がどんな業務を担当するのか」はイメージできていますが、「具体的にいつ何をしなくてはいけないか」までは把握していません。

過去の資料を参考にしながら、その都度対応しているのが現実です。前任者の仕事が正しいわけではないにも関わらず、真面目な人ほど日程まで前年度に合わせてしまいがち。

しかし、それでは仕事が後手後手になってしまいます。閑散期にできる業務がたくさんあるのに、繁忙期になってから仕事を始めるから残業時間が増えるのです。

僕は4月に異動してきたら、最初に上記のような年間スケジュールを作成します。通常業務はやりながらでもいいですが、単発的な業務に関しては必ず年間スケジュールを作成してください。

全体像を把握することで、どの時期に業務が集中しやすいかが一目でわかります。そして、同時に時間的余裕がある時期も把握できるので、閑散期にやれる仕事がないかを検討します。

具体的には、引継書を参考に大まかなスケジュールを作ってから過去の資料を確認するといいでしょう。

こうすることで、「この資料は閑散期にも作れる」など改善できる点を探してスケージュールを詰めていけます。

年度末の成果を最初に決めてから逆算してスケジュールを管理していくと作りやすいです。最初は業務内容がチンプンカンプンなので、毎月1回はスケジュールを見直して修正するといいでしょう。

【ポイント2】2ヵ月先の仕事を意識して早めに着手する

スケジュール表が作成したら、常に2ヵ月先の仕事を意識してください。6月だったら8月の業務を把握して、少しでもできる部分があれば早めに着手するのです。

どんな小さなことでもOK。通知文の日付を今年版に修正したり、過去の資料を確認して「このデータなら今からでも作れる」など実際に手を動かすことが大事です。

もちろん当月の仕事と同時進行でやるので、ちょっとした隙間時間にやれるものから始めましょう。とにかく頭で考えるより手を動かしてください。修正なんて後からいくらでもできるので。

「そんな小さなことやっても意味がない」という意見もあるかと思いますが、それは間違いで仕事のスタートダッシュが全然違います。実際に行動して残業時間を100時間減らせた僕が言っているので信憑性は高いです。

まず、当月になって仕事を始める人は「いつまで何をやるのか」から考えなければいけません。実際に動き出すまでにタイムロスが発生するため必然的に業務量が多くなるのです。

一方で2ヵ月前から仕事を意識していると、当月になってすぐ動き出せます。具体的な行動がイメージできているため、考えるまでもなく迷わず進めるのです。

さらに、2ヵ月前からコツコツ小さな仕事を始めていると、事務作業量が圧倒的に少なくなります。「塵も積もれば山となる」この言葉がビシッと当てはまりますね。

閑散期に「今やれることは全部やる」くらいの勢いで仕事に取り組めば、かなり繁忙期が楽になります。

仕事をするうえで、このことを意識できるかできないかで大きな違いが生まれるのは間違いないです。

すべての公務員にスケジュール表の作成を義務化すべき

上記のことを実践できれば、公務員の残業時間は大幅に減らすことができます。もちろん業務内容によって効果にバラツキが出るとは思いますが、1時間も減らすことができない人はいないと明言します。

ですが、こんな簡単なことにも関わらず、ほとんどの方が実践できていないのが現状です。「忙しい。忙しい。」と言うだけで全く進歩が感じられません。

稀に文字だけのスケジュール表を見かけますが、あれでは具体的な改善には繋がりません。時系列を図で表してこそ、繁忙期や閑散期を含めた全体のスケジュールを意識できるのです。

引継書にも言えることですが、一目で見てわかることが重要なのを忘れないでください。一連の仕事の流れをイメージすることができなければ意味ありませんから。

 

全ての公務員がケジュール表を作成して2ヵ月先の業務を意識しながら仕事に取り組めば、自治体レベルで考えるとかなりの人件費(残業代)が削減できるはず。

スケジュール表だけでも作成するとしないとでは大違いなので、強制的に義務化したら目に見える効果が期待できます。もちろん、何のためにスケジュール表を作成するかを職員が理解しなければいけませんよ。

偏差値55の大学を卒業した僕の仕事術なので、ほとんどの公務員が実行できる内容です。特に頭の柔らかい若手公務員にこそ行動してほしいと思います。

 

地方では税収減少による財政難が悪化する一方なので、公務員の人件費削減は喫緊の課題です。

一人でも多くの公務員が残業を減らすことを意識して動き出すことが理想的ではありますが、現実的には義務化や強制というルール作りをしなければ改善しないでしょう。

「仕事のやり方まで強制できない」なんて言っていられるのも今のうちかもしれません…

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